секретність

Політика конфіденційності Hotel Phønix

Однією із загальних цілей Hotel Phønix є підтримка найвищого рівня безпеки для наших гостей, клієнтів, постачальників, кандидатів на роботу та працівників. Це також стосується захисту персональних даних. За допомогою цієї політики Hotel Phønix бажає чітко та зрозуміло визначити, як Hotel Phønix обробляє ваші особисті дані. 

Контролер даних

Готель Phønix є контролером даних.

Контактні дані:

Готель Фенікс
Розширений 17-19
DK-9700 Brønderslev
Телефон: + 45 9882 0100
Електронна адреса: info@hotelphonix.dk

Керівництво/контактна особа:
Джулі Ларсен
Телефон: + 45 5060 0158
Електронна адреса: gdpr@danske-hoteller.dk

Hotel Phønix обробляє всю особисту інформацію відповідно до чинного законодавства про персональні дані.

Готель Phønix укладає угоди з гостями, клієнтами та постачальниками щодо доставки – купівлі та продажу – різноманітних послуг і продуктів.

Коли гість/клієнт замовляє та купує одну чи декілька послуг Hotel Phønix і в рамках цього надсилає свої персональні дані Hotel Phønix, гість/клієнт водночас дає свою згоду на персональні дані гостя. /клієнта/постачальника, які обробляються Hotel Phønix.

Те ж саме стосується будь-яких персональних даних, які постачальники Hotel Phønix надають Hotel Phønix у зв’язку з наданням пропозицій або укладенням угод з Hotel Phønix.

Збір персональних даних Hotel Phønix

Персональні дані збираються Hotel Phønix у такий спосіб:

• Коли гість/клієнт – або його представник – вирішує отримати пропозицію та/або придбати одну з послуг/продуктів Hotel Phønix, або коли постачальник робить пропозицію або продає продукти чи послуги Hotel Phønix.
• З ринку B2B. Наприклад, у ситуації продажу, коли запитується цінова вартість однієї з послуг Hotel Phønix та/або запитується угода про співпрацю.
• Через файли cookie браузера та веб-маяки.
• У зв’язку з використанням цифрових послуг Hotel Phønix.
• Беручи участь у програмі бонусів/переваг Danske Hoteller і підписавшись на інформаційну розсилку Danske Hoteller.
• Від соціальних медіа, постачальників реклами та аналітики, а також від публічних записів.
• Через відео та телеспостереження.

Збір та обробка персональних даних, порівняно з вищезазначеним, завжди відбуватиметься відповідно до чинного законодавства про персональні дані.

Відеоспостереження, яке встановлюється в різних місцях, де є знаки про спостереження, відбувається як частина профілактики правопорушень, а також функціонує як захід безпеки для співробітників і гостей.

Інформація, яку збирає готель Phønix

Готель Phønix збирає такі персональні дані:

• Ім'я, адреса, номер телефону, адреса електронної пошти, дата народження та інші загальні конфіденційні особисті дані.
• Дані платіжної картки – як правило, як гарантія бронювання та оплати проживання.
• Демографічна інформація.
• Історія покупок, включаючи використання програми Hotel Phønix та/або інших цифрових служб.
• Використання програми бонусів/переваг Danske Hoteller.
• Інформація з опитувань клієнтів Hotel Phønix.
• Інформація з будь-яких тендерних конкурсів
• Інформація з соціальних мереж Hotel Phønix та інших цифрових платформ, що належать Hotel Phønix.
• Інформація про браузер.
• Інформація про компанію гостя / замовника та відповідні контактні особи.
• Інформація про бізнес постачальників, а також інформація про відповідні контакти та ключових людей, включаючи ключові рахунки.

Гість/клієнт/постачальник може добровільно та за власним вибором надати Hotel Phønix додаткові персональні дані, які, на їхню думку, можуть бути важливими для роботи/обслуговування Hotel Phønix гостя/клієнта/постачальника, або які, на думку зацікавленої особи, слід надати для міркувань безпеки.

Це може, наприклад, бути інформацією про:

• гандикап
• алергія
• Конкретні харчові уподобання
• Інша медична або медична інформація
• Політичні/релігійні переконання

Якщо гість/клієнт/постачальник добровільно вирішує надати таку інформацію, Hotel Phønix сприймає це як згоду на можливість реєстрації та зберігання цієї конфіденційної інформації про відповідну особу.

На додаток до інформації, яку Hotel Phønix отримує безпосередньо від гостей/клієнтів/постачальників, Hotel Phønix у деяких випадках отримує або обробляє додаткову інформацію, яку Hotel Phønix отримує від третіх осіб, напр. туристичне агентство, інший посередник або працівник компанії, де працює суб’єкт даних.

У цьому випадку відповідна третя сторона зобов’язана повідомити відповідних гостей/клієнтів/постачальників про умови Hotel Phønix, а також про політику щодо персональних даних Hotel Phønix. Відповідальність третьої сторони також покладається на забезпечення наявності необхідної правової основи для збору та обробки відповідної інформації, включаючи отримання будь-яких необхідна згода на обробку будь-якої конфіденційної інформації.

Оплата платіжною карткою  

Готель Phønix використовує Netaxept (Nets) для погашення платежів за допомогою дебетових і кредитних карток. Netaxept і Hotel Phønix схвалені та сертифіковані Платіжною системою банку (www.pbs.dk). 

Для замовлень і бронювань Hotel Phønix зберігає інформацію, надану гостем/клієнтом/постачальником, доки вона вважається актуальною, після чого інформація видаляється.

Окрім обробки замовлення, надана інформація використовується, лише якщо гість/клієнт/постачальник, наприклад, звертатися з питаннями або якщо є помилка в замовленні. 

Яка мета збору та обробки?

Hotel Phønix збирає лише персональні дані, необхідні для виконання угод, укладених з гостями/клієнтами/постачальниками щодо надання послуг, напр. ночівля, або купівля/продаж товарів чи послуг.

Саме зміст індивідуальної угоди/характер послуги визначає, які персональні дані Hotel Phønix збирає та обробляє, а також визначає мету збору.

Метою збору та обробки персональних даних в першу чергу буде:

• Обробка бронювань гостей/клієнтів і придбання послуг Hotel Phønix.
• Обробка пропозицій постачальників щодо та продажу продуктів і послуг.
• Зв'яжіться з гостем / замовником до, під час або після їх перебування.
• Виконання запиту гостя / замовника про котирування або придбання послуг.
• Покращення та розвиток послуг Hotel Phønix.
• Адаптація маркетингових та інших комунікацій Hotel Phønix.
• Аналіз поведінки гостей/клієнтів/постачальників і маркетинг щодо них.
• Адаптація комунікації та маркетингу партнерів Hotel Phønix до гостей/клієнтів/постачальників.
• Адміністрування відносин гостей/клієнтів/постачальників з готелем Phønix, включаючи можливу участь у програмі бонусів/переваг Danske Hoteller.
• Дотримання законодавчих вимог, напр. вимога зареєструвати гостей на ніч відповідно до Закону про іноземців та паспортного наказу.

Авторизація – правова основа – для обробки

Hotel Phønix найчастіше оброблятиме персональні дані, оскільки це необхідно для виконання угоди з Hotel Phønix, стороною якої є гість/клієнт або постачальник. Це може бути, наприклад, у зв’язку з перебуванням у готелі, організацією зустрічей та/ або обробка та виконання угод про співпрацю та постачальників.

Крім того, готель Phønix оброблятиме персональні дані у зв’язку з бронюванням перед ночівлею, організацією зустрічей, компаній, конференцій тощо. і до укладення договорів постачальника.

У деяких випадках обробка персональних даних Hotel Phønix відбуватиметься в рамках реалізації законних/чесних інтересів Hotel Phønix, які передують інтересам гостя/клієнта/постачальника (суб’єкта даних).

Таким законним інтересом може бути, наприклад, підготовка статистики, опитування клієнтів, маркетинг і аналіз загальної поведінки гостей/клієнтів, що має на меті загалом покращити враження від Hotel Phønix і якість послуг і продуктів Hotel Phønix.

Якщо гість/клієнт розкриває особливі особисті уподобання або міркування у зв’язку з перебуванням/візитом у готелі Phønix, зокрема, напр. інформацію про стан здоров’я, інвалідність, релігійні переконання тощо, Hotel Phønix використовує інформацію лише для того, щоб переконатися, що особисті уподобання гостя/клієнта, стан здоров’я тощо враховуються.

У деяких ситуаціях Hotel Phønix отримує персональні дані від третіх осіб, напр. туристичне агентство, агент або подібне, i.a. у зв'язку з груповим замовленням. У цьому випадку відповідна третя сторона повинна повідомити відповідних гостей/клієнтів/постачальників про умови Hotel Phønix, а також про зміст цієї політики персональних даних.

Крім того, готель Phønix відповідає законодавству, див. розділ вище 5, зобов'язаний реєструвати різну інформацію про ночівель. Ця інформація повинна зберігатися мінімум один рік і максимум два роки. 

Права суб'єкта даних

Згідно з правилами Регламенту персональних даних, зареєстровані (клієнти/гості/постачальники) мають різні права.

• Зареєстрована особа має право в будь-який час отримати інформацію про те, які персональні дані Hotel Phønix обробляє щодо зареєстрованої особи.
• Зареєстрована особа має право в будь-який час отримати виправлення та оновлення персональних даних, які має Hotel Phønix про зареєстровану особу.
• Зареєстрована особа має право в будь-який час вимагати видалення персональних даних, які має Hotel Phønix про зареєстровану особу. Якщо зареєстрований користувач подає запит на видалення, уся інформація, яку Hotel Phønix не зобов’язана зберігати за законом, буде видалена. Видалення інформації про зареєстровану особу в деяких випадках може означати, що Hotel Phønix не зможе виконати будь-які дії укладати угоди або надавати певні послуги суб’єкту даних.

Якщо деяка інформація, яку Hotel Phønix має про суб’єкта даних, була надана на основі згоди суб’єкта даних, суб’єкт даних має право відкликати згоду в будь-який час, що означає, що інформація видаляється або більше не використовується Готель Phønix. Це не стосується інформації, яку готель Phønix юридично зобов’язаний зберігати.

Можливість подати запит на видалення тощо. однак може бути обмежено через захист приватного життя інших людей, комерційної таємниці та прав інтелектуальної власності, а також, наприклад, заради можливості виконання потенційних судових вимог.

Зареєстрована особа може в будь-який час письмово попросити Hotel Phønix отримати огляд і копію особистих даних зареєстрованої особи, якими володіє Hotel Phønix.

Письмовий запит щодо цього повинен бути підписаний суб’єктом даних та містити його ім’я, адресу, номер телефону, адресу електронної пошти.

Суб’єкт даних також може зв’язатися з Hotel Phønix, якщо він вважає, що його особисті дані обробляються з порушенням закону або інших правових зобов’язань, напр. угода/контракт суб’єкта даних із готелем Phønix.

Письмовий запит надсилається до готелю Phønix, дивіться контактну інформацію вище в розділі 1.

Hotel Phønix, наскільки це можливо, протягом 1 місяця після отримання письмового запиту зареєстрованої особи надішле його на поштову адресу зареєстрованої особи.

Якщо суб’єкт даних вимагає виправлення та/або видалення своїх особистих даних, Hotel Phønix оцінить, чи виконуються умови для запиту, і Hotel Phønix у такому випадку внесе зміни або видалення якомога швидше.

Hotel Phønix залишає за собою право відхиляти запити, які мають характер повторення, що викликає переслідування, або потребують непропорційних технічних заходів (наприклад, розробка нової ІТ-системи), або впливають на захист персональних даних інших суб’єктів даних, або в інших ситуаціях, коли це буде непропорційно ресурсомісткий або дуже складний для задоволення запиту.

Якщо ви претендуєте на посаду в готелі Phønix

Hotel Phønix є контролером даних для обробки інформації, яка міститься в заявках або з’являється як частина процесу працевлаштування.

У рамках набору персоналу Hotel Phønix Hotel Phønix обробляє інформацію, яку заявники надають у своїх заявках, включаючи таку інформацію, як ім’я, адреса, освіта, досвід роботи тощо, тобто. в основному лише загальна інформація. Не рекомендується надавати особисту конфіденційну інформацію, таку як інформація про здоров’я, расу, релігію, профспілкову приналежність, судимість тощо. в додатку. Якщо Hotel Phønix потребує отримання та обробки конфіденційної особистої інформації, напр. судимість, якщо заявник, це буде зроблено лише за попередньою згодою відповідного заявника.

Особиста інформація надходить частково від заявника, але, можливо, також із загальнодоступних джерел (таких як Facebook і LinkedIn). Hotel Phønix не використовує персональний профіль для прийняття автоматичних рішень, які можуть істотно вплинути на права та свободи заявника.

Повноваження щодо обробки інформації заявника містяться в статті 6 Положення про персональні дані, пункт a (згода), пункт b (заходи до укладення договору) та пункт f (захист інтересів).

Hotel Phønix може в деяких випадках передавати особисті дані заявників, якщо цього вимагає чинне законодавство або рішення суду. Інформація також може бути передана зовнішнім одержувачам, включаючи ймовірні кадрові агентства/хедхантерів, бухгалтерів і обробників даних. Деякі з процесорів даних Hotel Phønix можуть знаходитися за межами ЄС/ЄЕЗ, але всі вони мають правову основу для передачі.

Якщо заявнику відмовляють у вакансії, Hotel Phønix зберігає заявку та інформацію про заявника протягом шести місяців після відмови, і якщо з’являються інші вакансії, які відповідають профілю заявника, Hotel Phønix може зв’язатися з заявником з метою заміщення цієї посади. Таким чином, програми видаляються через 6 місяців, якщо відповідний заявник не дає дозвіл Hotel Phønix зберігати заявку протягом більш тривалого періоду часу.

Заявники завжди мають право отримати інформацію про те, яку інформацію має готель Phønix про заявника. Заявники також мають право на виправлення своєї інформації, якщо вона є невірною, так само як заявники мають право заперечувати чи вимагати видалення чи обмеження обробки інформації заявника.

Якщо заявнику пропонують роботу в готелі Phønix, інформація, отримана у зв’язку з процедурою працевлаштування, зберігається. Інформація про працівників обробляється відповідно до політики персональних даних Hotel Phønix щодо працівників, яку можна знайти в Посібнику з персоналу Danske Hoteller.

Hotel Phønix вжив низку технологічних та організаційних заходів безпеки, щоб захистити персональні дані заявників від маніпуляцій, втрати тощо, а також від несанкціонованого доступу інших осіб до інформації заявників. Лише працівники готелю Phønix, яким у рамках своєї роботи необхідно знати особисті дані заявників, мають доступ до цього. Процедури безпеки готелю Phønix постійно переглядаються відповідно до останніх технологічних розробок.

Безпека та обмін особистою інформацією

Hotel Phønix захищає персональні дані суб’єкта даних і встановив інструкції, які захищають персональні дані суб’єкта даних від несанкціонованого розголошення та від неавторизованих осіб, які отримують до них доступ або дізнаються про них.

Лише ті особи/працівники готелю Phønix, яким за службовими обов’язками потрібні особисті дані зареєстрованих осіб, мають доступ до цього.

Hotel Phønix постійно перевіряє відсутність несанкціонованого доступу до персональних даних зареєстрованої особи.

Hotel Phønix постійно створює резервні копії зареєстрованих персональних даних.

Усі картки клієнтів із персональними даними анонімізуються в системі бронювання готелю Phønix після 1 року бездіяльності.

У разі порушення безпеки, коли існує високий ризик неправомірного використання персональних даних зареєстрованої особи, включно з напр. викрадення особистих даних, фінансові втрати, втрата репутації чи інша форма зловживання, Hotel Phønix повідомить суб’єктів даних про порушення безпеки якомога швидше.

Процедури безпеки готелю Phønix постійно переглядаються та оновлюються відповідно до технологічних розробок.

Hotel Phønix використовує низку зовнішніх постачальників ІТ-послуг, ІТ-систем, платіжних рішень тощо.

Hotel Phønix укладає поточні угоди про обробку даних з усіма постачальниками Hotel Phønix, за допомогою яких також гарантується, що зовнішні обробники даних підтримують необхідний і високий рівень захисту, що стосується персональних даних зареєстрованих. Деякі з процесорів даних Hotel Phønix можуть знаходитися за межами ЄС/ЄЕЗ, але всі вони мають правову основу для передачі.

Щоб виконати угоди із зареєстрованими особами та задовольнити потреби гостей, клієнтів і постачальників, Hotel Phønix ділиться вибраними персональними даними із зовнішніми постачальниками, такими як банки, бухгалтери, ресторани, готелі тощо.

Готель Phønix є частиною групи. Таким чином, особисті дані зареєстрованих також можуть надаватися та передаватись внутрішньо групі. Метою цього спільного використання є можливість забезпечити гостя/клієнта/постачальника найкращим обслуговуванням і обслуговуванням, незалежно від того, який готель або відділ у групі використовує гість/клієнт/постачальник.

Hotel Phønix у деяких випадках юридично зобов’язаний передати персональні дані або зобов’язаний зробити це в результаті рішення державного органу.

Hotel Phønix видаляє ваші особисті дані, коли юридичні зобов’язання Hotel Phønix закінчуються або коли мета збору та обробки інформації більше не існує.

Файли cookie

Готель Phønix використовує файли cookie. Додаткову інформацію про політику використання файлів cookie Hotel Phønix можна отримати на веб-сайті компанії.

костюм

Скарги на обробку персональних даних Hotel Phønix можна подати до Норвезького органу із захисту даних, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, телефон + 45 3319 3200 – електронна пошта dt@datatilsynet.dk.

Оновлено 22 червня 2023 р